KİŞİSEL VERİ İŞLEME VE KORUMA POLİTİKASI

 

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

Envanter: Kişisel Veri İşleme Envanteri’dir.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

İSGK: İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’dur.

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortama verilen addır.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçlarını, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.

Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’dur.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir. İşbu Politika’da Haziran ve Aralık aylarını ifade etmektedir.

Politika: Kumkaya Makina Gıda Tekstil İnşaat Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Veri İşleme Ve Koruma Politikası

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicili’dir.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

Kumkaya: Kumkaya Makina Gıda Tekstil İnşaat Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi (Veri Sorumlusu)

Şirket: Kumkaya Makina Gıda Tekstil İnşaat Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi  (Veri Sorumlusu)

 

2. AMAÇ
 

Kumkaya Makina Gıda Tekstil İnşaat Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi  Kişisel Verileri İşleme ve Koruma Politikası, Kumkaya tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme ve koruma faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
 

Kumkaya; kanun ile belirlenen temel ilkeler doğrultusunda; şirket çalışanları, çalışan adayları, hizmet/ürün sağlayıcıları, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
 

Kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına ilişkin iş ve işlemler, Kumkaya  tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

 

3. KAPSAM
 

Kumkaya Makina Gıda Tekstil İnşaat Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Veri İşleme Ve Koruma Politikası (Bundan sonra “Politika” olarak adlandırılacaktır); Kumkaya’ın kişisel verilerin işlendiği departmanları ile çalışanlarını ve Kumkaya’ın veri paylaşımında bulunduğu iş ortaklarını, iş ve hizmet satın aldığı tüzel/gerçek kişileri, 3. kişi ve resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunun yetkilendirdiği tüzel/gerçek kişileri kapsamaktadır.
 

İşbu Politika; Kumkaya’ın kişisel veriler üzerinde uygulayacağı işleme faaliyetlerine ilişkin koruma faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü işleme sonucunda uygulanacaktır.
 

İlgili mevzuatın değişmesi veya güncellenmesi durumunda, Kumkaya politikasını ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyecek ve internet sitesinin bu bölümünde yayınlanacaktır.
 

İşbu Politika’nın Kumkaya tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olması, uyumsuzluk ortaya çıkması ve/veya yeni düzenlemeler ışığında güncelleme ihtiyacı doğması halinde, Kumkaya, Politika ve uygulamasını yeniden belirleyebilecek, değiştirebilecek ve güncelleyebilecektir.

 

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
 

A- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULAN İLKELER
 

Kişisel Verilerin korunmasında şirketimizce aşağıdaki evrensel ilke ve esaslara uyulmaktadır:

 

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, adil ve şeffaf bir biçimde işlenme.

• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.

• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

 

B- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
 

• Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
 

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
 

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.
 

• Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
 

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.
 

• Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
 

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecek ve/veya aktarılabilecektir.
 

• Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
 

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.
 

• Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
 

Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

• Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
 

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.
 

• Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
 

  Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
 

• Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
 

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
 

C- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
 

Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dâhil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:
 

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili faaliyetin tabi olduğu kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.Bu kapsamda alınacak bilgi ve belgeler rıza kapsamında işlenmektedir.

• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Aksi durumda söz konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızası alınacaktır.

 

Bu kapsamda alınacak sağlık bilgileri, İSGK ve zorunlu tıbbi uygulamalar kapsamında, yukarıda sayılan hallerle sınırlı kalmak üzere rıza alınmaksızın da işlenebilecektir.
 

 

Kumkaya, Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Kumkaya, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.
 

Nitekim uluslararası mevzuat kapsamında da, verilerin saklanacağı süre ve sürenin belirtilmesinin mümkün olmadığı hallerde, saklama süresinin belirlenmesinde uygulanacak kriterler belirtilmekte, kişisel verinin işlenmesinin zorunlu olup olmadığı ve zorunlu olan işleme faaliyetlerinin gerçekleşmemesi durumunda meydana gelecek sonuçlar gösterilmiştir. Fiziksel güvenlik ve denetimin sağlanması için gerekli olan kamera kaydına ilişkin aydınlatma metninin sunulmasında Engelliler Hakkında Kanun gereğince erişilebilirlik standartlarına uygun davranılmaktadır.

 

E- İŞLENEN KİŞİSEL VERİ GRUPLARI
 

Kumkaya KVK Politikası kapsamı dâhilinde olan ve Kumkaya tarafından kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıda gruplandırılmaktadır.
 

• Kumkaya Çalışan Adayları
 

Kumkaya ile hizmet akdi kurulmamış ancak kurulmak üzere Kumkaya değerlendirmesine alınan kişiler.
 

• Kumkaya İş Ortakları, Yetkilileri, Çalışanları
 

Kumkaya’ın ticari ilişki içinde olduğu kuruluşların gerçek kişi yetkilileri, hissedarlar, çalışanlar, işletme ve şirketler.
 

• Kumkaya müşterileri
 

Kumkaya’ın ürün veya hizmet sattığı gerçek kişiler veya tüzel kişiler bünyesinde çalışmakta olan gerçek kişiler.
 

• Kumkaya Ziyaretçileri
 

Kumkaya binalarını veya Kumkaya tarafından işletilen internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.
 

• Diğer Gerçek Kişiler
 

Kumkaya Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında olmayan tüm gerçek kişiler.

 

 

Şirketimiz nezdinde; Şirketimizin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu politika kapsamındaki sürelerle (Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Grup Şirketleri Müşterisi, Ziyaretçi, Üçüncü Kişi, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, KVK Kanunu’nun

10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir. 
 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİSİ	KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi	Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; T.C. kimlik numarası, Ad Soyad, Uyruk, Anne adı, Baba adı, Doğum yeri, Doğum tarihi, Cinsiyet gibi bilgileri içeren Nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport gibi belgeler. Ayrıca SGK numarası, vergi numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. Bilgiler
İletişim Bilgisi	Cep telefon numarası, Sabit numara, Ev Adresi, E posta adresi vb. Bilgiler
Özlük Bilgisi	Firmada çalışan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri (kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge)
Özel Nitelikli Kişisel Veri	KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler; Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi	Şirketimize yapılmış olan her türlü talep, öneri, memnuniyet veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler
Finansal Bilgi	Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu ilişki türüne göre oluşturulan her türlü finansal bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka IBAN numarası, kredi kartı bilgisi vb. Bilgiler
Fiziksel Güvenlik Bilgisi	Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.
Görsel/İşitsel Bilgi	Fotoğraf ve kamera kayıtları, ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler
Pazarlama Bilgisi	Şirketimiz tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler (örn. pazarlama amacıyla kullanılmak üzere toplanan kişinin alışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zenginleştirme faaliyetleri)
Müşteri İşlem Bilgisi	Ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler
Çalışan İşlem Bilgisi	Çalışanlarımızın gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin işlenen kişisel veriler
Lokasyon Verisi	Veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler (örn. araç kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri)
Müşteri Bilgisi	Müşteri Bilgisi Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler (örn. müşteri no, meslek bilgisi, vb.)
İşlem Güvenliği Bilgisi	Şirketimiz ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren Internet sitesi şifre ve parola gibi bilgiler)
Risk Yönetimi Bilgisi	Şirketimizin ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar)
Çalışan Adayı Bilgisi	Şirketimiz nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşan veri sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılan kişisel veriler (örn. özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.)
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi	Şirket çalışanlarının performanslarının ölçülmesi ve kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyer gelişimine yönelik eğitimler)
Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi	Şirket çalışanlarına sunulan yan hak ve menfaatlerinin takibinin yapılması ve tedarikçi çalışanlarının bunlardan faydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler (örn. özel sağlık sigortası, araç tahsisi)
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	Hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. mahkeme ve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler)
Denetim ve Teftiş Bilgisi	Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler (örn. denetim ve teftiş raporları, ilgili görüşme kayıtları ve benzeri kayıtlar)

 

F- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI
 

• Kumkaya’ın kısa / orta / uzun vadede ticari politikalarının tespiti, planlanması ve uygulanması:
 

i. Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası

ii. İş ortakları, müşteri ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi

 

• Kumkaya’ın İnsan Kaynakları Faaliyetlerinin Tasarlanması ve Yürütülmesi:
 

i. Çalışan temin süreçlerinin yürütülmesi

ii. Stajyer ve öğrenci temin, yerleştirmesi ve operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası

iii. İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması

iv. Şirket çalışanları için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

v. Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve denetimi

vi. Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası

vii. Çalışan çıkış işlemlerinin planlanması ve icrası

viii. Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi

ix. Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

x. İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi

xi. Ücret yönetimi

xii. Şirket içi oryantasyon ve sosyal aktivitelerin planlanması ve icrası

xiii. Adli ve idari süreçlerde bilgi ve belge yükümlülüğünün yerine getirilmesi

 

• Kumkaya’ın Yürüttüğü Ticari Faaliyetlerin Mevzuata ve Şirket Politikalarına Uygun Olarak Yerine Getirilmesi İçin Şirket Bünyesindeki İş Birimleri Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve bu Doğrultuda Faaliyetlerin Yürütülmesi:
 

i. Finans ve muhasebe işlerinin takibi

ii. Yatırımcı ilişkilerinin yürütülmesi

iii. Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

iv. Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerin planlanması ve icrası

v. İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi planlanması ve icrası

vi. Etkinlik yönetimi

vii. Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi

viii. Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası

 

• Diğer işleme amaçları:
 

i. Kumkaya ile iş ilişkisi içerisinde olunan ilgili kişilerin ticari, teknik, hukuki emniyetinin sağlanması ve işbu gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlanması;

ii. Kumkaya’ın ticari itibarı ve oluşturduğu güvenin korunması;

iii. Resmi kurumlarca ilgili mevzuat kapsamında öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, bu hizmetlerden faydalanılmasına ilişkin olarak tabi olduğumuz yasal yükümlülüklerin ifa edilmesi;

iv. Resmi makamlardan ya da ilgili kişilerden gelen taleplerin incelenmesi, değerlendirilmesi, yanıtlanması;

v. Şirkete ait fiziki mekânların güvenliği ve denetiminin kamera kaydı ve sairi sistemlerle sağlanması;

vi. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi;

vii. KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verilerin işlenmesi şartları ve amaçları kapsamında işlenmektedir.

 

 

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Ticari İşlerin Yürütülmesi Süreci	10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sözleşmelerin Hazırlanması ve İcrası	Sözleşmenin iş ve işlemlere etkisinin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Şirket ile iletişim Faaliyetlerinin İcrası	Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	İş sözleşmesi ve hukuki sürecinin sona ermesini takiben 11 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Log Kayıt Takip Sistemleri	2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi	2 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları	15 gün	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan Adayı İş Başvuru Formu/ CV	Başvurulan iş tanımının ortadan kalkması halinde derhal, diğer hallerde 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Veri Sorumlusuna Başvuru Formu	Başvuru ve varsa Kuruma intikal eden dosya sürecinin sona ermesini takiben 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

5. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
 

A- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASINDA UYULAN İLKE VE ESASLAR
 

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dâhil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir:
 

• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

• Kişisel verilerin aktarılmasının Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından aktarılması,

• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının Şirket’in veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

 

Yukarıdakilere ek olarak kişisel veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilecektir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilecektir.
 

B- ALICI GRUBU VE AKTARIM AMACI
 

Kumkaya tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak hareket edilmektedir.

 

Kumkaya tarafından, KVK Kanunu’nun 9. maddesi gereğince kişisel veriler; kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve aktarım yapılacak ülkenin KVK Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkelerden olması veya ilgili yabancı ülkede yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulunun izninin bulunması ile yurtdışına aktarılabilmektedir.
 

 

Kumkaya, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Kumkaya KVK Politikası kapsamı dahilinde olan veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi gruplarına belirtilen amaçlarla aktarabilir:
 

• Kumkaya İş Ortakları’na, iş ortaklığının kurulması ve sürdürülmesinin temini amacıyla sınırlı olarak,

• Kumkaya Tedarikçileri’ne, tedarikçiden temin edilen ve Kumkaya’ın ticari faaliyetlerini yerine getirmek amacıyla sınırlı olarak,

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yetkili özel hukuk kişilerine, ilgili kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak,

• Üçüncü kişilere kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak.

 

6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
 

A- HAKLAR
 

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir. Kanunun 13 üncü maddesi uyarınca başvuru yolu tüketilmeden şikâyet yoluna başvurulamaz.

Uluslararası mevzuat kapsamında da ilgili kişinin yukarıda sayılan hakları dışında; kişisel verilerinin işlenmesinin kısıtlanmasını talep etme ve kişisel verilerin işlenmesi veya aktarılmasına ilişkin rızasını geri çekme hakkı da mevcuttur.

 

B- HAKLARIN KULLANILMA ŞEKLİ
 

Kişisel veri sahipleri www.kumkaya.com/tr  internet adresinde yer alan Veri Sorumlusuna Başvuru Formu’nu kullanarak, (bkz. Başvuru Bildirgesi) şahsen yazılı belge ile noterden ihtarname göndererek, elektronik imzalı belge ile veya mobil imza ya da daha önceden sistemde kayıtlı bulunan e-posta vasıtası ile gerçekleştirebilecektir.

 

Başvuru Bildirgesi:

Başvuru Yöntemi	Başvurunun Yapılacağı Adres	Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
Şahsen Başvuru [Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması]	Adnan Kahveci Mah. Harbiye Cad. No:17 34528 Beylikdüzü /İstanbul	Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Noter Vasıtasıyla Başvuru	Adnan Kahveci Mah. Harbiye Cad. No:17 34528 Beylikdüzü /İstanbul	Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Güvenli Elektronik İmza İle Başvuru [Güvenli elektronik imza ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla başvurması]	kumkaya@hs01.kep.tr	E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Mobil İmza ya da E-posta İle Başvuru [İlgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle]	info@kumkaya.com	E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.

C- VERİ SORUMLUSU TARAFINDAN TALEBİN CEVAPLANDIRILMASI

Şirketimiz, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve ikincil mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
 

Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan haklara ilişkin talebini usule uygun olarak Şirketimize iletmesi durumunda, Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
 

Şirketimiz, aşağıda belirtilen hususlarda veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde dikkat ve özeni göstermektedir. Şirketimiz tarafından KVK Kanunu’nun 12inci maddesi uyarınca “veri güvenliğini” sağlamaya yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir.

 

• Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.

• Şirketimiz, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

• Şirketimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasının sağlanması konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri işleyen kurumlar nezdinde farkındalıkları arttırmakta; iş ortakları ve tedarikçilerin KVK kanuna uygun kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunması yönünde gerekli önlemleri almaktadır.

• Şirketimizin veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu Şirketimizin tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen kurumlara veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşmesel olarak yükletilmektedir.

• Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

• Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

• Şirketimiz KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kişisel veri envanteri, aydınlatma ve açık rıza metinleri, farkındalık eğitimleri, VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi) bildirim, KVK politika ve prosedürleri ile idari; ve teknik tedbirleri almaktadır.

• Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurumu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
 

8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
 

A- İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER
 

Kişisel veriler;

 

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması ya da sonradan hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı hale gelmesi,

• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kumkaya tarafından kabul edilmesi,

• Kumkaya ‘ın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması (Kurum veya Kurul talimatı)

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

• Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

durumlarında, Kumkaya tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

 

Kişisel verilerin imhası, üç farklı şekilde sağlanabilir. Bunlar verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

 

 

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kumkaya, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve Yönetmelik’te düzenlenmiş hallerin ortaya çıkması halinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri siler veya yok eder.

 

 

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Yok etme işlemi, Kumkaya’ın verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır. Kumkaya bu

verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür.  Kumkaya gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

 

 

Anonim hale getirme işlemi, Kumkaya’ın kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Kumkaya, tek yönlü fonksiyonlar ile  şifreleme gibi yöntemler kullanılabilir. Kumkaya, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

 

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI/ SAKLANMASI, YÜRÜRLÜK TARİHİ VE POLİTİKA’DA YAPILACAK GÜNCELLEMELER
 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası şirket nezdinde dosyasında saklanır.
 

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları şirketin imzaya yetkili kişisi/kişileri tarafından iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.
 

İlgili mevzuatta yapılacak değişikliğin ardından veya gerekli görülmesi halinde Politika’da güncelleme yapılabilir.